Digitale Zeiterfassung im Home-Office: Überblick statt Überwachung
Moderne Software-Lösungen zur Home-Office-Zeiterfassung für die gezielte Planung nutzen
Arbeiten im Home-Office: von vielen verpönt, von einigen lange etabliert und aktuell von allen gefordert. Umfragen haben gezeigt, dass bis zu 70 Prozent der Angestellten in Deutschland im Frühjahr 2020 erstmalig im Home-Office gearbeitet haben – Neuland also für viele Unternehmen und Mitarbeiter. Wie können effektives Zeit-Management und gezielte Personaleinsatzplanung funktionieren, wenn plötzlich alle in den eigenen vier Wänden statt im (Großraum)-Büro sitzen? Wie behalten sowohl Personaler als auch Angestellte den Überblick über Büro-Tage, Home-Office-Zeiten und Urlaubsplanung? Und wie gelingt das Ganze, ohne dabei das Gefühl von ständiger Kontrolle und Rechenschaftspflicht zu vermitteln? – Webbasierte Software-Lösungen zur digitalen Zeiterfassung wie prime WebTime von primion, kombiniert mit einer transparenten internen Unternehmenskommunikation, liefern eine erfolgsversprechende Antwort.
Ortsunabhängige Home-Office-Zeiterfassung mit benutzerfreundlicher Software
Für den Arbeitgeber bedeuten Home-Office-Arbeitsplätze nicht nur das technische Equipment bereitzustellen. Ein Umdenken, weg von der klassischen Stempeluhr-Mentalität hin zu einer auf Vertrauen und Loyalität basierenden Unternehmenskultur, ist ebenso erforderlich. Die digitale Zeiterfassung schafft einen stabilen Rahmen – und zwar für beide Seiten. Schließlich muss auch die Arbeit im Home-Office gut organisiert sein. Intelligente und individuell konfigurierbare Software-Lösungen wie prime WebTime sind übersichtlich anzuwenden und bilden ideal ab, was Arbeitgeber benötigen. Im Voraus geplante Home-Office-Tage sowie Fehlzeiten durch Krankheit lassen sich ebenso darstellen wie detaillierte Arbeitszeitbuchungen.
Die digitale Zeiterfassung im Home-Office erfolgt entweder über die Web-Anwendung oder über die mobile WebApp. Die Tableau-Übersicht zeigt Arbeitgebern jederzeit, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten im Büro sind oder im Home-Office arbeiten und macht sämtliche Anwesenheiten langfristig nachvollziehbar. Die Home-Office-Tage können mit prime WebTime im Voraus geplant und genehmigt werden. Werden weitere Tage beantragt, bekommt der Arbeitnehmer dank der Software zur digitalen Zeiterfassung die Mitteilung, dass die zulässige Zahl überschritten wurde. Die digitale Zeiterfassung mit prime WebTime lässt sich dank zahlreicher Schnittstellen bestens integrieren und ist kompatibel zu den gängigen Lohn- und Gehaltsprogrammen wie DATEV oder SAP. Die Personalabteilung kann die erfassten Daten jederzeit in unterschiedlichen Dateiformaten auswerten – beispielsweise für eine exakte Stundenabrechnung.
Arbeitszeitschutz auch im Home-Office – dank digitaler Zeiterfassung
Was viele nicht wissen: Einen gesetzlichen Arbeitnehmeranspruch auf Home-Office gab es bisher nicht – es sei denn, Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen enthielten ergänzende Regelungen. Die Corona-Arbeitsschutzverordnung der Bundesregierung verpflichtet die Unternehmen nun – vorerst bis zum 31. April 2021 – Home-Office zu ermöglichen, sofern keine zwingenden Gründe dagegensprechen. Wie es danach weitergeht und ob die Pandemie dazu beiträgt, dass Home-Office-Arbeitsplätze künftig zur Tagesordnung gehören, bleibt abzuwarten.
Eines allerdings gilt nach wie vor – auch für die Home-Office-Zeiterfassung: das Arbeitszeit- oder Arbeitszeitschutzgesetz (ArbZG). Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dürfen ihre Arbeitszeit von acht Stunden täglich oder 48 Stunden wöchentlich nicht überschreiten; Pausen ausgenommen. Diese und alle darüberhinausgehenden Zeiten müssen dokumentiert werden. Dank digitaler Zeiterfassung über prime WebTime und der vollständigen Buchung sämtlicher Zeiten beziehungsweise Fehlzeiten, wird es Arbeitgebern und Arbeitnehmern deutlich erleichtert, die Arbeitszeitschutzbestimmungen einzuhalten. So kann Mehrarbeit beispielsweise eindeutig erfasst und durch beantragte freie Tage ausgeglichen werden. Wer seinen Mitarbeitern diesen Sinn hinter der digitalen Zeiterfassung erklärt, räumt automatisch mit dem Vorurteil der Leistungskontrolle auf. Zudem sind erfasste Zeiten und Anwesenheiten im Büro ein wichtiges Planungsinstrument – für Kalkulation und Angebotserstellung sowie für interne Meetings und gemeinsame Kundentermine zum Beispiel.
Das Neuland Home-Office inklusive einer auswertbaren und bedienerfreundlichen digitalen Zeiterfassung funktioniert also durchaus: mit einer auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur, der Kommunikation auf Augenhöhe sowie dem nötigen Equipment und Lösungen zur Home-Office-Zeiterfassung, die sich ideal in den Workflow integrieren lassen.
