Digitales Besuchermanagement: Kontaktlos, rückverfolgbar und professionell
Gezielte Terminvorbereitung, beschleunigte Prozesse und eine freundliche Begrüßung mit moderner Besucherverwaltung
Ob im Voraus geplant oder kurzfristig anberaumt: Besuche gehören bei den meisten Unternehmen zur Tagesordnung – von Kunden über Lieferanten bis hin zu anderen Dienstleistern. Angemeldet wird der Gast an der Rezeption oftmals noch in Papierform, im Anschluss erstellt der Empfangsmitarbeiter Besucherausweise und informiert über Sicherheitshinweise und Co.
In Zeiten, in denen ein weitgehend kontaktloser Umgang ohnehin erwünscht ist, bietet digitales Besuchermanagement mit der Software prime Visit von primion ein ebenso effizientes wie modulares Instrument, um Empfangsprozesse zu automatisieren und somit Besuche im Betrieb professionell, zeitsparend und dennoch gewohnt herzlich zu gestalten. Dank prime Visit werden Check-in und Check-out deutlich beschleunigt und auf einer Plattform zentralisiert – bei Bedarf inklusive individueller Zutrittsberechtigungen zum Gebäude für jeden Besucher.
Mit digitalem Besuchermanagement analoge Prozesse auflösen
Die klassische Besucherliste ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. Schließlich müssen die erfassten Angaben durch die Mitarbeiter später manuell ins System übertragen werden – ein Prozess, der durch digitales Besuchermanagement mit prime Visit vermieden wird. Die Daten werden online erfasst, Besucherausweise digital erstellt: Modernes Besuchermanagement mittels Software trägt maßgeblich dazu bei, die Besucherverwaltung im Unternehmen zu optimieren. Zutritte lassen sich schnell, sicher und zuverlässig regeln, der Überblick wer sich wie lange im Unternehmen aufhält, ist jederzeit gegeben und Termine können im Voraus für beide Seiten unkompliziert digital organisiert werden.
Nach der Terminvereinbarung erhält der Besucher eine E-Mail, trägt darin seine Daten ein und bekommt im Anschluss einen QR-Code zugeschickt. Diesen scannt er selbst am Kiosk-Terminal ein oder lässt ihn an der Rezeption einlesen. Der Ausweis inklusive aller Berechtigungen wird automatisch ausgedruckt. Mit prime Visit werden die Gäste individuell via Bildschirm begrüßt und detailliert mit Informationen über die Gefahrenschutzverordnung oder zum Standort versorgt. Für jeden Besucher erstellt die Software DSGVO-konform einen Datensatz, in welchem weitere Hinweise als Vorbereitung auf den Termin hinterlegt werden können. Sobald der Besucher sich registriert hat, erhält der Gastgeber eine Info-E-Mail über dessen Ankunft, so dass er ihn entweder in Empfang nehmen oder im zugewiesenen Besprechungsraum treffen kann.
Auch Besuchergruppen lassen sich dank prime Visit und einem Gruppen-Check-in zeitsparend in Empfang nehmen. So kann beispielsweise ein Dokument mit sämtlichen Namen der Besucher eingescannt und dem Datensatz des Besuchsverantwortlichen hinzugefügt werden. Spontane Besuche werden ebenso problemlos organisiert. Mit wenigen Klicks sind die Besucherdaten direkt digital an der Rezeption erfasst und der Ausweis zum Zutritt wird erstellt. Wiederkehrende Besucher wie zum Beispiel bestimmte Dienstleister oder Lieferanten, müssen ihre Daten übrigens nicht noch einmal hinterlegen: Mit digitalem Besuchermanagement werden diese inklusive der individuellen Hinweise zur Zutrittskontrolle zum Gebäude oder zum Gelände verwaltet und sind für die Mitarbeiter an der Rezeption dementsprechend abrufbar.
Reibungslose Abläufe, kontaktloser Empfang und sichere Dokumentation dank digitalem Besuchermanagement
Die primion-Software bietet eine modulare Lösung, um digitales Besuchermanagement nach neuesten Technologiestandards im Unternehmen zu implementieren, den Gästeempfang sicher kontaktlos zu gestalten und die Prozesse der Besucherverwaltung zu automatisieren. Besucherlisten lassen sich auf Knopfdruck erstellen; sämtliche Daten sind DSGVO-konform gespeichert und auswertbar. prime Visit ist benutzerfreundlich gestaltet, in die bestehende Unternehmens-CI integrierbar und kann als eigenständiges Modul zum Beispiel mit der Zutrittskontrolle verknüpft werden.
Eine unkomplizierte Terminplanung, ein umfassender Überblick über vergangene, aktuelle und künftige Besuche sowie jede Menge Zeitersparnis und mehr Sicherheit für beide Seiten: Durch digitales Besuchermanagement werden Warteschlangen am Empfang vermieden – ein deutliches Zeichen der Wertschätzung für einen jeden Besucher!
