Mobile first? Zutrittsmanagement an Universitäten

Knapp 2,9 Millionen Studierende waren 2023 an deutschen Hochschulen immatrikuliert. Tendenz: steigend. Die Hochschulverwaltungen werden jedoch durch den Akademisierungs-Trend in Deutschland vor große Herausforderungen gestellt. Die Universitäten müssen Räume schaffen, der Campus wird größer. Auf einer Fläche von mehreren hundert Hektar gilt es Fakultäten, Bibliotheken, Sport- und Freizeiteinrichtungen, Bürogebäude sowie Wohnheime zu verwalten. Neben personellen Ressourcen für den administrativen Aufwand, wird auch das klassische Zutrittsmanagement durch die steigenden Studierendenzahlen auf die Probe gestellt.  

Im Rahmen der Digitalisierung von Hochschulen sollen digitale Geräte – allen voran das Smartphone – verstärkt implementiert werden. Durch die Corona-Pandemie kam frischer Wind in die Diskussion rund um die digitale Transformation von Universitäten. Doch nach wie vor fehlt vielerorts eine fundierte Strategie. Dabei bietet besonders das Mobiltelefon beispielsweise für das Zutrittsmanagement weitreichende Möglichkeiten. So können durch Mobile Credentials Zutrittsrechte zu sämtlichen Bereichen auf dem Universitätsgelände verwaltet werden. In den USA sind Mobile-Access-Lösungen im Bildungssektor deutlich verbreiteter. Etwa 80 Prozent der Hochschulen dort haben bereits mobile Zugangsdaten eingeführt oder planen dies für die nächsten Jahre.  

Sicher und bequem: Das Smartphone als Multifunktions-Talent

Rund 150 Minuten täglich: So viel Zeit verbringt jeder über 16-Jährige hierzulande durchschnittlich am Handy. Ob als digitale Fahrkarte für die Bahn oder als Zahlungs­mittel im Supermarkt – immer mehr Menschen organisieren ihren Alltag mit ihrem Mobiltelefon. Sechs von zehn Personen würden gern ihren Personal­ausweis, den Führerschein und andere Dokumente wie Gesundheitskarte oder Zeugnisse auf dem Smartphone speichern. Auch am Arbeitsplatz werden verstärkt digitale Berechtigungsnachweise – Mobile Credentials – im Rahmen der Zutrittskontrolle eingesetzt. Der Vorteil: Sein Smartphone hat normalerweise jeder gut im Blick. Die Gefahr eines Verlusts oder der Weitergabe an Dritte ist gering. Für Universitäten eignet sich das Smartphone mit den entsprechenden Authenti­fi­zierungs­möglich­keiten als Zutrittsmedium ebenfalls bestens.

Flexible Lösungen für gestiegene Anforderungen

Traditionell wird der Zutritt an vielen Universitäten mittels RFID-Identmedien und den entsprechenden Lesegeräten geregelt. Da die Zahl der Studierenden in Deutschland konstant steigt, müssen immer mehr Bereiche abgesichert werden. Die Zahl der benötigten Ausweise steigt, der Verwaltungsaufwand wird größer. Gleichzeitig gilt es, eine sichere Umgebung bei minimaler Einschränkung zu schaffen. Universitäten und Schulen müssen Studierenden, Schülern, Lehrkräften und sämtlichen Mitarbeitenden den Zugang zu physischen und digitalen Ressourcen einfach und bequem ermöglichen. Die Nutzung mobiler IDs kann die Zutrittsverwaltung an Hochschulen enorm vereinfachen.

Vorteile mobiler Zugangslösungen für Hochschulen 

Durch modernes Zutrittsmanagement lassen sich Zutrittsrechte für Studierende, Lehrkräfte und anderes Personal exakt definieren. Türen zu Büros, Hörsälen, Laboren und Bibliotheken können via Smartphone mit den entsprechenden hinterlegten Rechten geöffnet oder gesperrt werden. Auch der Aufzug lässt sich auf diese Weise steuern. Die studentischen Wohnheime profitieren ebenfalls von den mobilen Lösungen. Es müssen keine Schlüssel verwaltet oder neue Ausweis­karten ausgestellt werden. – Eine logistische und finanzielle Erleichterung! Durch die Smartphone-Authentifizierung werden alle Rechte bei Mietantritt aktiviert und bei Auszug deaktiviert.

Vereinfachte Administration

Durch zentralisiertes Identitäts- und Zugangsmanagement werden Workflows deutlich vereinfacht. Die Studierenden erhalten nach ihrer Immatrikulation eine E‑Mail mit einem Link. Über diesen kann die Access-App auf ihr Smartphone heruntergeladen und der mobile Ausweis zur Verfügung gestellt werden.  

Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeit  

Durch den Wegfall physischer Schlüssel und mehrerer tausend Ausweiskarten, reduzieren sich die Material- und Verwaltungskosten enorm. Zusätzlich entfallen die Ressourcen für die manuelle Verwaltung und Aktualisierung der Zutrittsberechtigungen.

Darüber hinaus tragen mobile Zugangslösungen zur Umweltfreundlichkeit bei. Der Verzicht auf Plastikkarten unterstützt die Nachhaltigkeitsziele der Hochschulen.

Skalierbarkeit

Moderne Zutrittskontrollsysteme über mobile Endgeräte sind skalierbar. Sie lassen sich unkompliziert mit anderen Sicherheitsgewerken wie beispielsweise Videoüberwachung, Zeiterfassung oder Gefahrenmanagement koppeln. Der Vorteil: Alle Informationen fließen auf einer Plattform zusammen.  

Sicherheit durch verschlüsselte Daten  

Durch mobile Endgeräte werden entsprechende Sicherheitsmaßnahmen möglich. Die Authentifizierung auf dem Smartphone durch Passwort oder PIN sowie möglichen biometrischen Kontrollmechanismen schützt die in der Mobile Credential gespeicherte Wallet vor unberechtigtem Zugriff.

Checkliste: Digitale Ausweise an Hochschulen integrieren 

Universitäten und Bildungseinrichtungen, die mobiles Zutrittsmanagement mittels digitaler Ausweise implementieren möchten, sollten verschiedene Aspekte berücksichtigen. Durch sorgfältige Planung und fundierte Beratung können die technischen Neuerungen erfolgreich integriert und die Vorteile voll ausgeschöpft werden.

Einsatzgebiete definieren  

• Festlegen der Bereiche, für welche die digitalen Berechtigungen gelten (Hörsäle, Labore, Bibliothek etc.) 

Infrastruktur überprüfen und ggf. anpassen

• Bestehende Systeme und Hardware auf Kompatibilität prüfen 
• Notwendige Updates der Lesegeräte und Zugangspunkte durchführen 

Datenschutz und Compliance sicherstellen

• Einhaltung von Datenschutzgesetzen und -richtlinien wie der DSGVO 
• Implementierung von Richtlinien zur sicheren Datenverarbeitung und -speicherung 

Benutzerfreundlichkeit gewährleisten

• Intuitive und leicht bedienbare Apps und Systeme bereitstellen  
• Support anbieten  
• ggf. Pilotprojekt in kleinen, kontrollierten Umgebungen testen

Kosten und Budgetplanung

• Gesamtkosten der Implementierung und langfristige Einsparungen analysieren  
• Finanzierungsmöglichkeiten und Budgetierungsstrategien entwickeln

Werden die Punkte entsprechend berücksichtigt, steht der Einführung von mobilem Zutrittsmanagement an Hochschulen nichts mehr im Wege.

Perspektive mit Potenzial – modernes Zutrittsmanagement an Universitäten

Kosteneinsparungen, Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit: Neben diesen Vorteilen können Mobile-Access-Lösungen an Hochschulen den Weg für ein intelligentes Gebäudemanagement ebnen. Technologien, die in der gewerblichen Immobilien­branche bereits weit verbreitet sind, haben auch für Bildungs­einrichtungen enormes Potenzial. So könnten künftig mittels modernem Zutrittsmanagement Nutzungstrends für bestimmte Räume oder Bereiche auf dem Campus erhoben werden. Auf Basis dieser Informationen ließen sich zum Beispiel Klima- oder Heizanlagen ab einer gewissen Gruppengröße im Hörsaal automatisch aktivieren. Damit würde die intelligente Steuerung unter anderem den Energieverbrauch in den Institutionen optimieren.

Darüber hinaus eröffnet die Integration neue Möglichkeiten für die Zukunft der Campus-Sicherheit und -Verwaltung. Die Kombination mit anderen Technologien wie Videoüberwachung und Echtzeit-Analysen könnte die Sicherheitsprotokolle weiter verbessern. So könnten etwa Alarme ausgelöst werden, wenn unbefugte Personen versuchen, gesperrte Bereiche zu betreten. Zusätzlich könnten Zutrittsdaten mit anderen Campus-Verwaltungssystemen verknüpft werden, um eine nahtlose und umfassende Verwaltung der gesamten Infrastruktur zu ermöglichen.

Auf dem Weg zu einem digitalen Hochschulalltag bietet die Integration eines mobilen Zutrittsmanagements weitreichende Vorteile. Neben wirtschaftlichen und sicherheitsrelevanten Aspekten überzeugt die flexible und benutzerfreundliche Verwaltung. Dank moderner Technologien können Mitarbeitende in Bildungs­einrichtungen effizienter arbeiten, der grüne Fußabdruck wird verbessert und der Komfort für Studierende und Campus-Angestellte wird verbessert. Mobile-Access-Lösungen sind somit ein entscheidender Schritt hin zu einer modernen, digital vernetzten Campus-Infrastruktur.